Сообщество юристов

Сообщество юристов

Сборник статей

Делопроизводство правила оформления заявления

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. 1

Заявления подразделяются на две группы:

  • по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
  • сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д. 2

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы. 3

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести. прошу проверить состояние . ), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. 4

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). 5

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.). 6

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Дополнительная информация:

  • пример оформления заявления;
  • информационно-справочные документы.

_____
1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
2 Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.
3-6 Там же.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

03 марта, 2016

Как написать заявление на работе правильно

В среднем около 10 раз в год работающий человек пишет заявления. Это и заявления на отпуск, заявления на отгул, заявления об оказании материальной помощи, о приеме на работу, переводе в другой отдел, увольнении. И каждый раз мы уточняем как писать заявление, звоним в отдел кадров, спрашиваем у коллег, просим пример. И даже после этого первый лист испорчен и летит прямиком в урну. Это явление порой не поддается объяснению. Давайте же узнаем все тонкости написания идеального заявления.

Правила написания заявления:

  1. Заявление пишется от руки. Печатать заявление на компьютере можно, однако собственноручные дата и подпись обязательны.
  2. Шапка заявления пишется в правом верхнем углу. По правилам делопроизводства справа от края листа должен оставаться отступ 1 см.

Пример шапки заявления

Предлог «от» можно опустить. При написании заявления допускаются оба варианта: с предлогом и без.

Затем идет слово «заявление». Это реквизит — «наименование вида документа», и есть два способа его написания:

  • прописными буквами, т.е. все буквы большие без точки в конце: ЗАЯВЛЕНИЕ
  • первая буква прописная, остальные строчные без точки в конце: Заявление

Написание слова «заявление» с маленькой буквы и точкой в конце допустимо, но считается устаревшим. В университете меня учили именно так и я упорно долго продолжала так писать. Этот способ предполагает, что слово «заявление» — продолжение шапки и точкой заканчивается предложение. Вариант, что заявление — это именно заголовок к тексту имеет больше оснований.

Текст заявления начинается с красной строки и большой буквы.

Прошу предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 25 календарных дней с 10.01.2016 за период работы с 30.08.2014 по 30.08.2015

Есть два варианта написания даты заявления:

    На следующей строке после слова «заявление» от границы левого поля.

После текста заявления от границы левого поля.

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 31.01.2016 на 5 календарных дней по семейным обстоятельствам.

Это основные правила всех стандартных заявлений на работе.

И это всё о нем: заявление

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

  • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
  • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
  • заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

от руки или в печатном виде;

называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

  • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

  • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

  • регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

  • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

  • факт принятия документа;
  • дата (обязательно!);
  • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

  1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
  2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
  3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
  4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

[1]См.: Федеральный закон от 07.05.2013 № 80-ФЗ «О внесении изменений в статью 5.59 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и статьи 1 и 2 Федерального закона „О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации“».

2Абзац третий ст. 4 Федерального закона № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Оформление заявления о предоставлении отпуска (просмотров: 357214)

А.Е. Рыбаков,

директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Среди документов, создаваемых при предоставлении работникам отпусков различных видов, значительное место занимают заявления. Трудовое законодательство не во всех случаях предусматривает обязательность оформления заявлений о предоставлении отпусков.

Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска (записки об отпуске). Заявление работника в этом случае не требуется, хотя и может быть написано в зависимости от установленной в организации процедуры оформления отпусков. Например, до утверждения графика трудовых отпусков заявление работника о предоставлении отпуска с последующей резолюцией руководителя на нем может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником (при отсутствии профсоюза).

Вместе с тем в ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со ст. 171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Аналогичным образом ст. 185 ТК установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка. Без написания заявлений трудно обойтись при оформлении различных видов социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков, естественно, не отражаются.

Рассмотрим требования, предъявляемые нормативными правовыми актами и методическими документами к подготовке и оформлению заявлений.

Официальное определение такого вида документа, как заявление, содержится в Законе Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.): заявление — ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением.

В справочном издании «Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии» (Мн.: БелНИИДАД, 2001) кроме приведенного выше дается еще два определения заявления: «1) документ, содержащий просьбу о чем­либо; 2) официальное сообщение по особо важному вопросу». Заявление о предоставлении отпуска, таким образом, связано с реализацией прав работника на отпуск и содержит соответствующую просьбу.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь законодательно не закреплена форма заявления о предоставлении отпуска. Вместе с тем заявление о предоставлении отпуска является официальным документом. Как вид документа оно входит в систему организационно-распорядительной документации. Поэтому при составлении и оформлении заявлений, в том числе о предоставлении отпуска, необходимо руководствоваться требованиями:

Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — СТБ 6.38-2004);

Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;

Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

Указанными документами установлен состав реквизитов, применяемых при подготовке соответствующих документов, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты:

  • наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления;
  • название вида документа;
  • адресат;
  • дата;
  • регистрационный индекс;
  • текст;
  • подпись;
  • визы;
  • резолюция.

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).

Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкции по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах формата А5, т.е. тех документах, объем текста которых не превышает 5–7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа — реквизит, обязательный для всех остальных организационно-распорядительных документов.

Согласно Трудовому кодексу отпуск работнику предоставляется уполномоченным нанимателем должностным лицом (руководителем организации), поэтому заявление адресуется на его имя. В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже, например:

Заявления (кадры)

Заявление – это обращение работника к работодателю или к организации.

Применение заявлений в отделе кадров

Обычно в заявлениях в отдел кадров содержится просьба или предложение работника по совершению какого-либо действия.

Эти документы составляются в кадровом делопроизводстве во многих случаях, например:

  • при приеме на работу,
  • при увольнении,
  • при предоставлении отпуска и в иных случаях.

Заявления должны подписываться работником и передаваться руководству для принятия решения. По результатам рассмотрения руководитель ставит визу и заверяет решение своей подписью. Эти документы являются основаниями для оформления кадровых приказов.

Содержание кадровых заявлений

Обычно заявления составляются в произвольной форме и оформляются письменно самим работником.

В них указывается:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • должность, фамилия и инициалы руководителя организации;
  • наименование документа;
  • существо обращения;
  • дата составления.

В этом разделе представлены образцы заявлений, необходимых для ведения кадрового делопроизводства.

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2014

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ

Среди документов, создаваемых при предоставлении работникам отпусков различных видов, значительное место занимают заявления. Трудовое законодательство не во всех случаях предусматривает обязательность оформления заявлений о предоставлении отпусков.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. [3.3.7, с.113].

Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.

В справочном издании «Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии» (Мн.: БелНИИДАД, 2001) кроме приведенного выше дается еще два определения заявления: «1) документ, содержащий просьбу о чем-либо; 2) официальное сообщение по особо важному вопросу». Заявление о предоставлении отпуска, таким образом, связано с реализацией прав работника на отпуск и содержит соответствующую просьбу.

Рассмотрим требования, предъявляемые нормативными правовыми актами и методическими документами к подготовке и оформлению заявлений.

При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления; название вида документа; адресат; дата; регистрационный индекс; текст; подпись; визы; резолюция.

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).

Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкции по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах формата А5, т.е. тех документах, объем текста, который не превышает 5-7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа — реквизит, обязательный для всех остальных организационно-распорядительных документов.

Согласно Трудовому кодексу отпуск работнику предоставляется уполномоченным нанимателем должностным лицом (руководителем организации), поэтому заявление адресуется на его имя.

В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже. Оформляется адресат в правом верхнем углу документа.

Текст заявления включает указание вида отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск, его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в тексте указывается также основание просьбы о предоставлении отпуска.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Заявление может быть написано работником от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, вычислительная техника). Обязательным условием при этом является наличие на заявлении собственноручно оформленных подписей автора и даты (в примере выделены курсивом). Возможно, также разработать типовую (трафаретную) форму заявления о предоставлении отпуска.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами (внутреннее согласование). В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. Слова «Визы» или «СОГЛАСОВАНО» при этом не пишутся. Подписанное и согласованное с заинтересованными лицами заявление подлежит регистрации. Регистрация заявлений может осуществляться либо в специальном журнале регистрации заявлений, либо в общем журнале регистрации внутренних документов.

После этого заявление подается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу.

Для комплексного анализа мы возьмем заявление (Приложение 1).

Сначала определим его классификационные признаки данного документа.

По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документации Заявление о проведении очередной проверки знаний Правил электробезопасности у работников относится к информационно-справочным документам. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По наименованию анализируемый документ является заявлением, так как указывает реквизит 10 (слово Заявление). Информационная сторона текста документа и характер задокументориванной ситуации показывают, что анализируемый документ является письмом — заявлением, написанным генеральным директором организации, действующим на основе единоначалия, для проведения проверки знаний работников в целях присвоения IVгруппы по электробезопасности до и выше 1000В. В связи с этим решение руководителя было верно оформлено в виде заявления начальнику Троицкого Отдела Ростехнадзора по челябинской области.

По способу фиксации информации анализируемый документ является письменным (машинописным) документом, так как оформлен на бумажном носителе буквами, цифрами и другими графическими знаками в виде текста. Анализируемый документ не является фото- и кинодокументом.

По месту составления анализируемый документ относится к внешним документам. К внешним документам относятся документы, приходящие в организацию и сходящие. Данное заявление является исходящей документацией.

Текст анализируемого заявления показывает, что оно предназначено сторонней организации. Заявление не является видом деловой переписки, поэтому данная управленческая документация, должна была быть оформлена в виде делового письма. Отредактированный вариант письма представлен в приложении 2.

По степени сложности анализируемый документ является простым, так как в нем излагается решение одного вопроса – проведение проверки знаний работников предприятия.

По степени гласности анализируемое заявление является открытым (несекретным), так как не содержит секретной информации, не имеет дополнительного реквизита об ограничении доступа (особой пометы или грифа), то есть не является документом с ограниченным доступом (совершенно секретным, секретным документом, документом для служебного пользования документом с грифом «конфиденциально», «лично»).

По срокам исполнения не является срочным, так как в нем не указаны сроки исполнения.

По стадиям создания с точки зрения общепринятых подходов к классификации данный документ относится к копии, так как является идентичным воспроизведением подлинника с помощью множительной копировальной техники. Анализируемое заявление не может быть отнесено к подлиннику, поскольку не является единственным экземпляром документа, оформленным и подписанным в соответствии с установленными требованиями. Анализируемое заявление не является черновиком, выпиской (заверенной частью текста подлинника), дубликатом (вторым экземпляром заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником). С точки зрения прохождения стадий процедуры издания анализируемый документ относится к документам, находящимся на стадии исполнения, так как он не подписан, имеет административный статус, дату и регистрационный номер, но не имеет реквизитов «отметка о контроле» и «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

По юридической силе анализируемый документ является скорее всего вторым экземпляром, так как он не подписан руководителем организации. Данное заявление также является недействительным, поскольку у него истек срок давности – 2 февраля 2006 года.

По происхождению анализируемый документ является служебным (деловым, официальным), так как подготовлен в организации, затрагивает ее интересы, оформлен в установленном порядке.

По срокам хранения анализируемый документ относится к документам постоянного хранения, так как постоянный срок хранения заявлений по основным видам деятельности установлен в статье 6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения.

По степени обязательности анализируемый документ является директивным, так как заявление является обязательным для исполнения, носит характер локальной правовой формы.

По степени унификации анализируемый документ является полуформализованным, или документом не строгой унификации, так как при составлении заявлений составитель документа относительно самостоятелен в выборе формы изложения текста документа. Задокументированная информация в анализируемом документе не является типовой, поэтому не оформлена в виде стандартной трафаретной формы.

По характеру содержания анализируемый документ является первичным.

Теперь рассмотрим состав реквизитов формуляра- образца.

Для заявления в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место нахождения автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления. Поскольку анализируемый документ является заявлением на проведение проверки знаний, то в нем должно быть указано предыдущее проведение проверки и предыдущая оценка. [3.1.1].

По виду документа данное заявление оформлено на бланке организации, где указаны все реквизиты данной организации.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям.

По расположению реквизитов в данном заявлении указана организация (реквизит 08 «Наименование организации» на бланке), проставлен номер заявления, как исходящего письма организации и дата его издания.

По отношению к автору документа анализируемое заявление оформлено на бланке организации, что соответствует требованиям ГОСТ 6,30-2003. Поля анализируемого документа оформлены верно: 20мм –левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее. Документ оформлен на белой бумаге, что также соответствует требованиям.

Сравним количественный состав реквизитов с формуляром – образцом.

В анализируемом заявлении присутствуют почти все необходимые реквизиты, включенные в формуляр – образец.

Отсутствует только реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что в данной организации существуют недостатки при оформлении и хранении информационной документации.

Отсутствует также реквизит 17 – резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения. Срок исполнения, подпись и дату.

Проанализируем каждый реквизит данного заявления.

Реквизит 08 – Наименование организации, являющейся автором документа – должен и соответствует наименованию, закрепленному в учредительных документах. В анализируемом заявлении полное наименование юридического лица содержит все необходимые структурные элементы: указание на организационно-правовую форму собственности, что соответствует требованиям российского законодательства. Поскольку заявление оформлено на бланке организации, то в данном реквизите содержится полная информация об организации: ее месторасположении, телефоны, банковские реквизиты, электронный адрес и даже реквизиты коммерческого представителя.

Реквизит 10 — наименование вида документа – оформлен верно заглавными прописными буквами без интервалов. Размер шрифта 14 Times New Roman. Наименование вида документа – заявление – соответствует виду документа. Данный реквизит является обязательным для информационной документации, что позволяет идентифицировать документ. Реквизит оформлен с новой строки по центру.

Реквизит 11 – дата документа – в анализируемом заявлении оформлен в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Число и год оформлены верно арабскими цифрами: число и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя цифрами. Слово год имеет сокращение (г), что допустимо.

Дата проставлена от руки, что также допустимо, так как позволяет подписывающему лицу собственноручно проставить дату.

Датой оформления заявления считается дата его подписания. Для сохранения юридической силы дата в анализируемом заявлении оформлена верно от руки. Однако, наличие собственноручной простановки даты в документе свидетельствует об отсутствии в организации электронного документооборота и электронного документа, что однако, не противоречит современным требованиям делопроизводства.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа – включает обязательный элемент – порядковый номер –9/14, который должен соответствовать записи в журнале регистрации. Данный реквизит в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 дополнен индексом дела по номенклатуре дел. Месторасположение данного документа соответствует ГОСТ.

Анализируемый регистрационный номер оформлен от руки, включает обязательный элемент – порядковый номер, следовательно в целом оформлен верно, обеспечивая документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

Реквизит 14 – адресат – оформлен в соответствии с методическими рекомендациями и указан в дательном падеже – Начальнику Троицкого электротехнического отдела Ростехнадзора по Челябинской области Иванову В.М. реквизит оформлен в правом верхнем углу заявления, что соответствует правилам оформления формуляра заявления.

Реквизит 20 – текст документа – анализируемого заявления оформлен в соответствии с ГОСТ6.30.2003 в виде связанного текста. Однако расположение частей текста должно быть иным: с начало лучше обозначить цель написания документа, а затем просьбу о проверке. Также необходимо унифицировать текст: обобщенно назвать всех проверяемых по должности и представить их нумерованный по фамильный список.

С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст анализируемого заявления составлен грамотно, в нем нет ошибок. Тексту анализируемого заявления обеспечен нейтральный тон изложения.

Проанализировав данный документ, можно сделать вывод, что заявление оформлено на бланке письма, что не соответствует требованиям.

При оформлении данного документа в виде письма необходимо оформить: резолюцию, отметку о контроле, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Необходимо также в правом нижнем углу оформить отметку о поступлении документа в организацию.

Список использованных источников и литературы

Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007. 224 с.

Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций (+ CD-ROM) /Т. А. Быкова, Л. В. Санкина. – М: Издательство: Инфра-М, 2010.- 288 с.

Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. -СПб.: Питер, 2008. 224 с: ил.

Кирсанова М.В.(2003). Современное делопроизводство: Учебное издание.-3-е изд., — Москва — Новосибирск: Издательский Дом «ИНФРА-М», Издательство «Сибирское соглашение», 2003.-340с.

Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: Учебник /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод рекомендации по внедрению ГОСТ Р6.30-2003. /Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др. ; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов.- М., 2003. — 90 с.

Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие /М.Ю. Рогожин. –М.: Проспект, 2010. — 383 с.

Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2008. 416 с.

Приложение 2

КОНТРОЛЬ

Открытое акционерное общество

«Троицкий электромеханический завод»

На №__________ от _______

Начальнику Троицкого электротехнического отдела Ростехнадзора по Челябинской области В.М. Иванову

Павловой О.А. провести проверку знаний оперативно-ремонтного персонала до 29.08.2008.

Уважаемый Владимир Михайлович!

С целью присвоения IV группы по электробезопасности до и выше 1000 В прошу провести очередную проверку знаний действующих Правил по электробезопасности у следующих электромонтёров:

Чернолоз Павла Александровича;

Якименко Александра Владимировича;

Емельянова Михаила Васильевича.

Предыдущая проверка знаний была проведена 18.08.2007г. Оценка – «удовлетворительно».

Похожие статьи:

  • Как встать в очередь на детский сад онлайн Оформление в детский сад 2017: как встать в электронную очередь Оформление в детский сад 2017: электронная очередь Обычно деток ведут в детский сад в конце лета или начале августа. Однако оформление происходит в марте-апреле, а к 1 мая у заведующих […]
  • Как можно расторгнуть договор страхования Как расторгнуть договор страхования жизни? Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас. Объектами страхования жизни могут быть имущественные интересы, связанные с дожитием граждан […]
  • Статья 235 гк рф с комментариями Статья 235 ГК РФ. Основания прекращения права собственности Текущая редакция ст. 235 ГК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год 1. Право собственности прекращается при отчуждении собственником своего имущества другим лицам, отказе собственника от права […]
  • Проект мой папа юрист ПРОЕКТ « ПРОФЕССИИ НАШИХ РОДИТЕЛЕЙ ». ЦЕЛЬ : влияние способностей человека на выбор будущей профессии. - презентация Презентация была опубликована 3 года назад пользователемЕлена Циммерман Похожие презентации Презентация на тему: " ПРОЕКТ « ПРОФЕССИИ НАШИХ […]
  • 2713 п2 коап рф Статья 27.13. Задержание транспортного средства 1. В целях пресечения нарушений правил эксплуатации, использования транспортного средства и управления транспортным средством соответствующего вида, предусмотренных частями 2 и 3 статьи 11.8, частью 1 статьи […]
  • Конфискация как административное взыскание это Понятие и виды административных взысканий Административное взыскание – это мера административной ответственности за административное правонарушение. Цель его - защита правопорядка, воспитание лиц, совершивших административные правонарушения, в духе […]
  • Ст 23 1 коап Статья 23.1. Судьи СТ 23.1 КоАП РФ 1. Судьи рассматривают дела об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 5.1 - 5.26, частями 2, 5 и 7 статьи 5.27, частью 5 статьи 5.27.1, статьями 5.35.1, 5.37 - 5.43, 5.45 - 5.52, 5.56 - 5.69, 6.1 - 6.2, […]
  • Статья 23 коап Статья 23.3 КоАП РФ. Органы внутренних дел (полиция) (действующая редакция) 1. Органы внутренних дел (полиция) рассматривают дела об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 6.24 (в части административных правонарушений, совершенных в […]